Онлайн консультация — Вопрос №10808, Валерия

При выдаче наличных денег под отчет в первую очередь следует руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Порядок ведения кассовых операций). Пунктом 6.3 названного Порядка предусмотрено, что для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, необходимо: 1) получить письменное заявление подотчетного лица. 2) проверить состояние расчетов между работником и организацией. 3) оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002). Деньги под отчет могут быть выданы и в безналичной форме - путем перечисления на банковскую карту подотчетного лица. Возможность перечисления подотчетных сумм на банковские карты должна быть предусмотрена локальными нормативными актами. Обычно для расчетов с подотчетными лицами используются корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации. По каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно предусмотреть лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др. Допускается перечисление подотчетных сумм и на зарплатные карты работников (Письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, от 05.10.2012 N 14-03-03/728, Банка России от 24.12.2008 N 14-27/513). В бухгалтерском учете эти расчеты отражаются с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Как и в случае с наличными деньгами, основанием для перечисления денежных средств является заявление работника. В заявлении помимо информации, предусмотренной п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, необходимо указать реквизиты банковской карты. К сведению. В платежном поручении в реквизите "Назначение платежа" (поле 24) отражается, что перечисленные средства являются подотчетными ("Аванс на хозяйственные нужды", "Аванс на оплату командировочных расходов").